GDPR a bytové domy

Regulace se dotkne i činnosti členů výborů společenství vlastníků jednotek (SVJ) a členů představenstev bytových družstev (BD). „Nařízení především přináší celou řadu práv fyzickým osobám, jejichž osobní údaje jsou sbírány a uchovávány. Není však potřeba se ho děsit a obávat se klacků hozených pod nohy a související administrativy. Na druhou stranu se nesmí podcenit. Odpovědnost za případné sankce by mohla padnout na hlavu členům orgánů SVJ či BD,“ vysvětluje advokát Preuss.

Konkrétně se jedná například o právo na přístup k osobním údajům, právo na opravu nepřesných údajů, právo na výmaz v případě, že přestane existovat právní důvod zpracování osobních údajů (takzvané „právo být zapomenut”) nebo právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. To vše by mělo mít upravený postup a systém. Jinak hrozí pokuty!

Na rozdíl od některých podnikatelů mohou družstva a společenství vlastníků nadále využívat své databáze kontaktů, je ale třeba je řádně zabezpečit. Pro podnikatele je asi největším problémem, že často nebudou moci využívat své pracně sestavené databáze kontaktů, protože souhlas s takovým využíváním, který dříve obdrželi, podle nové úpravy neobstojí.

To družstva ani společenství vlastníků netrápí. SVJ a BD sice takové databáze také vytváří, ale souhlas většinou nepotřebují, protože povinnost seznamy vytvářet jim ukládá zákon. Konkrétně jde o vedení seznamu členů a nájemníků, evidenci dlužníků apod. „Přesto by ani SVJ a družstva neměla zahálet a naopak by si měla dát dohromady, které údaje shromažďují, zda je potřebují a kdo je pro ně zpracovává. Pak je potřeba vydat vnitřní směrnice, upravit smlouvy se zpracovateli a připravit informační zprávu pro členy,“ upozorňuje Ondřej Preuss z webu DostupnyAdvokat.cz.

^REKLAMA

Veškerá data by správce měl ukládat v bezpečném prostředí, případně na zabezpečeném serveru.

Pozor na kamerový systém v domě

Ne všechny činnosti společenství vlastníků a družstev, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů, však spadají pod příslušnou výjimku. Jde například o situaci, kdy je v domě nainstalován kamerový systém. To bylo vždy bouřlivé téma. Podle nařízení GDPR musí správce v určitých případech k využití kamerového systému nejen získat souhlas se zpracováním osobních údajů dotčených, musí být zároveň schopný udělení souhlasu doložit.

V praxi to znamená, že souhlas musí být výslovný a samostatný. Nelze jen odškrtnout nějaké obecné podmínky. „Často bude místo souhlasu stačit dobře argumentovaný tzv. „oprávněný zájem“ správce. To je případ i většiny kamer zajišťujících bezpečnost v domě,“ uvádí advokát Preuss, jehož kancelář nabízí pro podnikatele a SVJ či BD speciální balíček služeb právě pro řešení problematiky GDPR.

O aktualitách informuje Úřad pro ochranu osobních údajů

Je teď předčasné novou úpravu a její fungování hodnotit. Jisté ale je, že přinese hodně práce. O povinnostech podle GDPR pravidelně informuje také Úřad pro ochranu osobních údajů na svých internetových stránkách.

DostupnýAdvokát.cz